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ERP上线后,后续工作有哪些?

      ERP软件系统是企业信息化管理和数字化转型的基础,它从管理范围的深度上为企业提供了更丰富的功能和工具,可以实现全球范围内多工厂、多区域的跨国经营管理。在ERP软件系统选型或项目实施的初期,我们常听到ERP项目是企业“一把手”工程的说法,为什么会有这个提法呢,是因为ERP项目是企业级的项目,横跨企业内多个部门,在实施过程中需要调动各个部门的资源,这也就要求自企业老总到各部门领导全员的高度重视并予以配合,要认识到ERP项目不仅仅是IT部门的项目,它与各部门业务息息相关,ERP项目的实施更需要全员的共同参与。当然随着这些年互联网的蓬勃发展,加剧了信息的传播和扩散,信息资源日益成为重要生产要素、无形资产和社会财富,信息的重要性已深入人心,企业的中高层也逐渐认识到,在企业里信息不仅是“财”,也是“权”。所以这些年“一把手”工程的提法越来越少,项目实施中的阻力也小了很多。

       ERP系统是一个信息高度集成的系统,业务涵盖销售、生产、采购、库管、财务等各个部门,为各级管理层提供数据分析和管理决策支持。而ERP系统上线后,实施方往往就退出了ERP项目,ERP系统的相关调整和运维工作,自然就交由企业自己来完成了。

       项目实施完成,ERP系统上线了,那我们企业后续又该怎么着手呢?

       首先,来看企业的业务流程优化;

       ERP项目实施中的流程梳理阶段,由于各种资源的限制,ERP实施过程中不可能在所有的业务全面铺开,也不可能展现ERP系统的所有功能。为了确保项目及时上线,在刚开始流程重组的时候所采取的策略往往是,把相关的核心业务流程先确定下来,至于这个流程是否符合企业长期稳定运行,在没有更好的流程明确之前,就按这个确定的流程来实现,做不到试行确认,更顾不上标准化。

       在当今社会,市场竞争日趋激烈,竞争方式和对手策略变幻莫测,客户要求日趋严格,产品和技术更新的速度日益加快,客户(Customers)、竞争(Competition)和变革(change)这三个因素成了影响企业生存和发展的主要因素,这就驱使企业不得不以非凡的灵活性和高度的应变能力来适应新形势,不断审视和改进公司管理的业务流程。只要企业处于这个变化的时代,流程重组就不可避免。

       所以说,企业想要不断得到发展,那么就需要对ERP软件系统进行不断的优化和升级,企业流程的改善也没有终点,是一个持续完善的过程。

       ERP系统包含的范围非常广泛,企业要充分认识到信息化建设是一个长期的过程,要做中长期规划,分阶段实施,实现企业信息平台的逐步完善和优化。企业管理者应根据企业现状和发展的需要制定实施计划,明确ERP项目分期需涵盖和优化的业务流程范围,明确实施的范围和目标。同时,对于实施上线运行的ERP系统,企业应从实际出发,首先考虑改善和优化那些制约企业发展的业务环节,提升管理效率。企业引进ERP系统,一个重要的目的是提升企业的管理效率,所以优化ERP系统要先从提升管理效率入手,而管理效率的提升涉及到方方面面,其中就有减少中间环节提升协同效率,很多ERP系统中的业务流程和管理环节过于复杂,反而降低了系统效率,体现不出系统的高效。而对于具体业务环节中的功能需求,应首要考虑优化关键增值点,逐步改进和优化,做到控制和降低成本,又能看到企业效益的提高。这样,做到业务流程一环套一环的提升,可能会带来全流程优化而展现出的复利效应。有了这些优化和完善的基础,也更利于后续项目的展开。

       再来看人员组织管理和能力提升;

       ERP系统上线后,相关运营和维护工作就交到企业手中了,实施方顾问最多远程指导一下,这对企业内部培养自己的ERP实施顾问非常紧迫。人才梯队培养,是ERP系统成功运行的基础保障,是充分发挥ERP系统效用的关键。

       企业自实施ERP系统之初,组建的ERP实施管理队伍,一般由网络与系统维护、数据库管理和ERP系统二次开发的信息技术人员和各部门的操作人员共同组成,这只队伍将来主要负责系统的二次开发过程和日常运营维护工作。

       在ERP实施过程中进行的ERP系统培训是ERP技术和应用水平转移的过程,通过培训可以使ERP的相关知识深入人心,逐步确立ERP管理模式;而对于内部实施人员,深度参与ERP项目实施,通过与实施方顾问在实施过程中密切配合,将知识传递并保留到企业方实施人员手中。

       事实上,项目中最难做好的也是ERP系统的培训和知识传递。如果存在这种情况,那么可以聘请有经验的顾问公司对人员进行有针对性的培训,加强队伍建设,使其有能力做好系统的开发和运行管理。这就要求企业制定完整的培训计划,分阶段展开,并通过培训绩效考核,来达到预期的效果。

       最后,还应关注数据安全和风险管控;

       大家常听到业内对ERP系统有着这样的描述:三分技术、七分管理,其实这句话还有后半句:十二分数据;技术和管理的提法好理解,而十二分数据这样的提法,足见对数据有着高度的重视。这里所说的数据,涵盖了期初数据、业务数据、数据分析、数据存储、数据安全以及数据备份等等方面。

       数据的规范化和标准化是ERP系统成功实施的前提。数据的准确性、规范性和一致性是ERP系统顺利运行的基础。操作人员应确保数据资料的准确无误、并及时更新业务数据,避免由于数据的错误或滞后影响了整个ERP系统的有效运行。同样的,准确无误的数据,也是公司内各级领导分析决策的基础,是公司经营管理的保障。

       ERP系统不仅具有先进管理理念的管理系统,也是先进的信息管理系统;数据库是ERP系统的核心,其性能和表现直接影响ERP系统的性能。企业始终要做好对服务器性能的考量,其效率,稳定性,安全性,恢复性是重中之重,随着企业业务量日渐增多,系统内数据量越来越大,数据存储和读写的速度会受影响,这就需要企业重新规划,考虑硬件设施的升级,以及对软件系统增强和开发的优化,以适应企业的发展需要。

       ERP系统的数据安全越来越被重视,很多关系到企业生命的机密信息都被存储在ERP系统中。因此,若ERP系统使用或管理不当,就可能造成数据的泄露。企业应该防范与未然,及早解决数据泄露的漏洞。从ERP系统使用的角度出发,应从内部权限配置和数据管理规范着手解决。

       ERP数据库的备份与还原是ERP系统安全性的重要保障,ERP系统在长期使用过程中,会存在一定的安全隐患,需要建立一整套的数据库备份与恢复机制,进一步规范公司ERP数据管理,合理存储企业经营历史数据并保证数据安全,防止因硬件故障、突发意外、病毒、外部入侵等因素造成数据丢失,保障公司正常的业务数据储备。一旦出现数据库崩溃、物理介质损坏等灾难,就可以及时恢复系统中重要的数据,从而不影响整个企业业务的运作,将隐患带来的影响和损失降低到最小。

       由此,企业可以在系统的每一次维护升级中加强对系统的熟悉度,这样在逐渐升级的过程中,企业的管理也逐渐得到优化。

       企业信息化之路,道阻且长,行则将至,通过人才梯队建设,重视并规范管理ERP系统,逐步完成业务流程优化重组来解决现存问题,提升公司的基础管理和ERP系统的效率,从而提升企业的竞争力,助力企业长足发展!

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